De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG)

Als school zijn wij bekend met de Europese wetgeving rond privacy, te weten de AVG die per 25 mei 2018 is ingegaan. AVG staat voor Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Onze school heeft bij de CED-Groep aan een AVG bewustwordingsprogramma deelgenomen. Daaruit zijn afspraken opgesteld om als school te kunnen voldoen aan deze AVG. Binnen VPCO De Viermaster is een bovenschoolse Security Officer aangesteld, die samen met de verschillende scholen verantwoordelijk is voor en toezicht houdt op de invoering van de AVG op alle niveaus binnen VPCO De Viermaster.

De volgende hoofdzaken zijn inmiddels door ons gerealiseerd:
- Het laten opstellen van verwerkingsovereenkomsten, zodat duidelijk is hoe externe partijen onze gegevens verwerken.
- Het invoeren van bovenschoolse beleidsdocumenten rond privacy, zodat de AVG afspraken geborgd worden.
- Het aanstellen van een externe Functionaris Gegevensverwerking die eventuele datalekken registreert en met de Security Officer bespreekt hoe het scenario zich niet meer kan herhalen.
- Het invoeren van een nieuw inschrijfformulier dat voldoet aan de eisen van de AVG.

Binnen onze school gaan wij zorgvuldig om met de privacy van onze leerlingen. Dit is vastgelegd in het privacyreglement van onze stichting. De gegevens die over leerlingen gaan, noemen we persoonsgegevens. Wij maken alleen gebruik van persoonsgegevens als dat nodig is voor het leren en begeleiden van onze leerlingen, en voor de organisatie die daarvoor nodig is. In het privacyreglement kunt u precies lezen wat voor onze scholen de doelen zijn voor de registratie van persoonsgegevens. De meeste gegevens ontvangen wij van ouders (zoals bij de inschrijving op onze school). Daarnaast registreren leraren en ondersteunend personeel van onze school gegevens over onze leerlingen, bijvoorbeeld cijfers en vorderingen. Soms worden er bijzondere persoonsgegevens geregistreerd als dat nodig voor de juiste begeleiding van een leerling, zoals medische gegevens (denk aan dyslexie of ADHD).

De leerlinggegevens worden opgeslagen in ons (digitale) administratiesysteem Parnassys. De vorderingen van de leerlingen worden vastgelegd in ons leerlingvolgsysteem Parnassys. Deze programma’s zijn beveiligd en toegang tot die gegevens is beperkt tot medewerkers van de school en indien nodig medewerkers van het bestuursbureau.

Tijdens de lessen maken wij gebruik van een aantal digitale leermaterialen. Hiervoor is een beperkte set met persoonsgegevens nodig om bijvoorbeeld een leerling te kunnen identificeren als die inlogt. Wij hebben met deze leveranciers duidelijke afspraken gemaakt over de gegevens die ze van ons krijgen. De leverancier mag de leerlinggegevens alleen gebruiken als wij daar toestemming voor geven, zodat misbruik van die informatie door de leverancier wordt voorkomen.

Ouders hebben het recht om de gegevens van en over hun kind(eren) in te zien. Als de gegevens niet kloppen, moet de informatie gecorrigeerd worden. Als de gegevens die zijn opgeslagen niet meer relevant zijn voor de school, mag u vragen die specifieke gegevens te laten verwijderen. Voor vragen of het uitoefenen van uw rechten, kunt u contact opnemen met de leraar/lerares van uw kind, of met de schooldirecteur.

Op onze scholen hebben we een privacyreglement. Hierin staat beschreven hoe we op school omgaan met leerlinggegevens, en wat de rechten zijn van ouders en leerlingen. Dit reglement is met instemming van de Gemeenschappelijke Medezeggenschapsraad vastgesteld.

Voor het gebruik van foto’s en video-opnames van leerlingen op bijvoorbeeld de website van de school of in de nieuwsbrief, vragen wij altijd vooraf uw toestemming. Ouders mogen altijd besluiten om die toestemming niet te geven, of om eerder gegeven instemming in te trekken. Als u toestemming heeft gegeven, blijven wij natuurlijk zorgvuldig met de foto’s omgaan en wegen wij per keer af of het verstandig is een foto te plaatsen. Voor vragen over het gebruik van foto’s en video’s kunt u terecht bij de leraar/lerares van uw kind, of bij de schooldirecteur.

Wanneer u vragen heeft over de AVG, dan kunt u contact opnemen met security@vpcodeviermaster.nl .